Mein zweites Gehirn: Wie die Produktivität mich kreativer macht


Das Thema Produktivität ruft oft noch Skepsis hervor, und das meiner Meinung nach zu Recht. Allerdings können uns die Tools und Techniken der Produktivität helfen, in einer überwältigenden Welt einen klaren Kopf zu bewahren und uns Zeit für das zu nehmen, was uns wirklich wichtig ist. Die Produktivität kann uns dabei unterstützen, ein achtsames und erfüllendes Leben zu führen.


In den letzten Jahren habe ich mir ein zweites Gehirn aus Apps aufgebaut. Diese Technologie kann unser erstes Gehirn entlasten und ermöglicht es uns, uns auf das zu konzentrieren, was wir am besten können: kreativ sein. Im KREATIVcoaching kann daher auch die Produktivität thematisiert werden. Gerne unterstütze ich beim Aufbau eines zweiten Gehirns und führe in einzelne Apps wie Notion ein.


Lesezeit: 23 Min.
Autor: Tobias Rebscher
Foto: SHVETS production 🔗

Produktivität und Kreativität sind nicht immer leicht voneinander zu unterscheiden. Kreative Menschen können produktiv sein, und viele produktive Menschen sind auch kreativ. Das Ziel von Kreativität ist jedoch die Entwicklung neuer und wertvoller Ideen. Das kann nicht immer effizient sein, da wir Zeit und Geduld brauchen, um wirklich originelle Ideen zu entwickeln (Adams, 2019; Said-Metwaly et al., 2020). 

Auf der anderen Seite kann der produktive Prozess nicht immer kreativ sein. Produktivität basiert auf einem System, auf das wir uns zu 100 Prozent verlassen müssen, damit es funktioniert (Allen, 2019). Konventionalität, Zuverlässigkeit und Ordnungsliebe - allesamt negativ für die Kreativität - erleichtern uns, produktiv zu sein (da Costa et al., 2015; Reiter-Palmon et al., 2009). 

Mich erinnert das Verhältnis von Kreativität und Produktivität an die Metapher von Dion & Star (2021) "Artist und Guardian". Kreativ sind wir, wenn es unserem Artist möglich ist, zu spielen und Risiken einzugehen. Dafür brauchen wir einen Guardian, der unser Spiel beschützt. Die Produktivität kann unser Guardian sein und unsere kreativen Freiräume gegen die Ablenkungen dieser Welt verteidigen. 

Ist Produktivität nicht was Schlechtes? 

Ich bin ein Produktivitätsnerd, aber ich finde es wichtig, Produktivität skeptisch gegenüberzustehen. Produktivität birgt die Gefahr, zum Selbstzweck zu werden. Aber "Höher, schneller, weiter" kann kein erstrebenswertes Ziel sein. Unsere Ressourcen sind begrenzt und ein ständiges Streben nach mehr erschöpft uns - und unseren Planeten. "Höher, schneller, weiter" ist nicht das, worum es im Leben gehen sollte. 

Worum es im Leben gehen sollte, können wir von den Menschen am Ende ihres Lebens lernen. Laut Bronnie Ware (2012) bereuen Sterbende vor allem fünf Dinge: dass sie sich nicht genug Zeit für die schönen Dinge genommen haben, dass sie zu viel gearbeitet und ihre Freundschaften vernachlässigt haben, dass sie nicht den Mut hatten, ihre Gefühle auszudrücken, und dass sie nicht ihr eigenes Leben gelebt haben. 

Produktivität als Selbstzweck führt uns in eine Sackgasse, aber wir leben nun einmal nicht mehr im Wald. Heutzutage kämpfen Fachkräfte aus aller Welt um unsere Lebenszeit. Die Produktivität kann uns dabei helfen, die Kontrolle über unsere Aufmerksamkeit zu bewahren. Dank ihr können wir schöne Dinge unternehmen, weniger arbeiten, Freundschaften pflegen und ein erfüllendes Leben führen. 


Was soll der Begriff “zweites Gehirn”? 

Der Begriff "zweites Gehirn" mag abschreckend klingen, aber die meisten von uns nutzen bereits ein zweites Gehirn. Dabei handelt es sich um ein System außerhalb unseres Körpers, das unserem Gehirn etwas abnimmt. Wir verwenden Terminkalender, Notizbücher, Tagebücher, Fotoalben, Aktenordner und Visitenkarten, denn all diese Tools können eine Aufgabe besser erfüllen als unser Gehirn: Informationen speichern.

Als "Vater" des zweiten Gehirns gilt der vor 25 Jahren verstorbene Soziologe Niklas Luhmann. Im Laufe seines Lebens trug er über 90.000 Notizen zusammen und verknüpfte sie miteinander zu seinem berühmten Zettelkasten. Wer sich näher für diese Kunst des Notizenmachens interessiert, kann dies in dem Buch "How to Take Smart Notes" von Söhnke Ahrens (2022) nachlesen.

Heutzutage sind viele analoge Tools digital verfügbar. In diesem Artikel stelle ich die Apps vor, die ich persönlich aktuell nutze. Eine Frage möchte ich vorweg beantworten: Warum nicht eine App nutzen, die alles kann? Ganz einfach: Weil es viele Apps gibt, die eine Sache gut können, aber keine einzige App, die alles gut kann. Die Frage ist daher eher, welche Apps gut miteinander harmonieren.

Außerdem möchte ich an dieser Stelle erwähnen, dass ich das Schreiben mir der Hand sehr wichtig finde für kreative Prozesse. In diesem Artikel fokussiere ich jedoch auf Technologie. In einem anderen Artikel werde ich näher darauf eingehen, warum es sinnvoll ist, trotzdem weiterhin die Hände zu gebrauchen.


Drei Ideen für mehr Produktivität 

Beim Aufbau meines zweites Gehirns orientiere ich mich an drei Ideen:

  1. Unser Gehirn ist gut darin, Ideen zu haben, aber nicht, sie zu behalten (Allen, 2019). Das mag daran liegen, dass das in den Jahrmillionen, in denen sich unser Gehirn entwickelt hat, noch nicht so wichtig war. Die Idee hinter dem "zweiten Gehirn" ist, dass wir das Speichern von Informationen delegieren. Dadurch können wir uns auf das konzentrieren, was wir gut können: Ideen haben.
  2. Entweder haben wir Ideen oder wir organisieren sie. Beides gleichzeitig ist schwer, da es sich um verschiedene Bewusstseinszustände handelt. Tiago Forte (2022) bezeichnet diese Schritte in seinem CODE-System beispielsweise als "Capture" und "Organize". Mit unserem zweiten Gehirn müssen wir also Informationen sowohl erfassen als auch verarbeiten können.
  3. Wir müssen uns zu 100 Prozent unserem zweiten Gehirn verpflichten. Erst mit dieser Verbindlichkeit können wir darauf vertrauen, dass das zweite Gehirn tatsächlich funktioniert. Solange wir uns dessen nicht sicher sein können, werden wir Angst haben, etwas zu vergessen; und das beansprucht unnötig mentalen Arbeitsspeicher, der uns woanders fehlt (Allen, 2019).


Apps 

Dieser Artikel besteht größtenteils aus einer Beschreibung vieler Apps. Das könnte überfordernd wirken. Bei der Organisation habe ich versucht, mich an der Idee der zwei Bewusstseinszustände zu orientieren: Erfassen und Organisieren. Einige Apps verwende ich daher eher zum Aufnehmen von Ideen, während andere eher dazu dienen, die Ideen zu verarbeiten.

  1. Erst einmal gehe ich auf die Apps ein, mit denen ich Ideen auffange. Dazu gehören Kalender, Aufgabenmanager, Notizen Apps, Voice-Recorder Apps, E-Mail App, Messanger und Social Media Apps, Tagebuch App, Read-it-later App, Apps für Hörbücher, Podcasts und Buchzusammenfassungen, den eReader, Browser Add-Ons und mein geliebter Passwortmanager.
  2. Anschließend gehe ich auf das System ein, das mich beim Verarbeiten dieser Ideen unterstützt. Dazu gehören Cloud Speicher, Readwise, Notion, Schreibprogramme, Graphik, Film, Musik, Kollaborationssoftware, Habit Tracker, Fokus Apps, Brain.FM und ein paar Little Helpers.

Ideen auffangen 

Apps, um Ideen aufzufangen, verstehe ich als "Inboxen". Sie sind für mich eine Art Auffangbehälter, in die ich interessante Informationen und Gedanken einfach ablegen kann, ohne mich von ihnen ablenken zu lassen. 


Ideen kommen uns an allen möglichen Orten, zum Beispiel beim Spazierengehen oder Duschen (Irving et al., 2022; Oppezzo & Schwartz, 2014). In diesen Situationen ist unser Gehirn aktiv, wird aber kognitiv nicht beansprucht, sodass es unterbewusst Verbindungen herstellen kann. 

Für jede App zum Auffangen von Ideen brauchen wir ein System, um die Auffangbehälter wieder zu leeren. Nur mit System können wir darauf vertrauen, dass uns keine der Ideen verloren geht. Meine Aufgaben-Inbox leere ich zum Beispiel jeden Tag, meine Notiz-Inbox einmal in der Woche. Uninteressante Ideen lösche ich wieder. Ideen, die mich begeistern, verarbeite ich weiter. 

Kalender 

Kalender sind seit langem ein fester Bestandteil unseres Lebens. Schulkalender, Adventskalender, Jahreskalender - schon die guten, alten Ägypter sollen vor 6.000 Jahren Kalender genutzt haben. Warum also 8.023 Jahre später noch immer darüber sprechen? Weil Kalender eine geheime Superkraft besitzen, von der nicht viele wissen.

Cal Newport (2016), David Allen (2019) und Nir Eyal (2019) fordern uns dazu auf, unsere Kalender als Heiligtum zu betrachten. Die Produktivitätsexperten raten dazu, dass wir uns zu 100 Prozent dem zu verpflichten, was in unseren Kalendern steht. Demnach wäre es ein Sakrileg, Termine zu ignorieren.

Warum so streng? Weil Kalender uns nicht nur dazu dienen, uns an Termine zu erinnern, sondern uns auch dabei helfen, zu verstehen, worauf wir unsere Aufmerksamkeit lenken sollen. Wenn nichts im Kalender steht, ist es schwer zu sagen, was eine Ablenkung ist (Eyal, 2019; Newport, 2016).

Beispiel: Wenn "Spielen mit Johnny (das ist dein Sohn)" im Kalender steht, dann wissen wir eindeutig, dass unser Telefon dort nichts verloren hat. Das Telefon hilft uns nicht dabei, unser Ziel zu erreichen. Wenn dagegen nichts im Kalender steht, bleibt es schwammig.

Tatsächlich schwören viele Autorinnen und Autoren wie zum Beispiel Stephen King, J. K. Rowling oder Haruki Murakami auf strenge Zeitpläne. Die Inspiration kommt, wenn wir uns an die Arbeit machen (Godin, 2020; Pressfield, 2002). Auf Zeitpläne gehe ich in einem anderen Artikel näher ein.

Als Kalender-App habe ich lange Zeit in Fantastical investiert, da es für mich das schönste UI hat. Allerdings ist Fantastical kostenpflichtig, daher verwende ich derzeit die kostenlosen Apps von Apple und Google. Alternativen sind zum Beispiel Calendars, minical, Simple Calendar oder Structured.

 

Aufgabenmanager 

Ich neige zur Übertreibung, aber in diesem Fall trifft es eindeutig zu: Aufgabenmanager sind die beste Erfindung, seit es den Buchdruck gibt. Seitdem ich die App Things 3 nutze, vergesse ich im Prinzip keine Aufgaben mehr - und das, ohne mein Gehirn zu belasten. 

Aufgabenmanager sind so wichtig, da Aufgaben wichtig sind. Wenn wir eine Aufgabe nicht erledigen, hat das Konsequenzen. Dem Wort nach sollten wir bereit sein, uns für Aufgaben "aufzugeben". Dabei geht es nicht nur um Deadlines; auch die Pflege von Freundschaften geht mit Verbindlichkeiten einher. Aus diesem Grund ist die Angst, Aufgaben zu vergessen, für viele ein täglicher Begleiter. 

Mit Aufgabenmanagern bekommen wir eine kostenfreie Assistenz an die Hand, die uns all diese kognitive Last abnehmen kann. Nicht umsonst schreibt David Allen (2019), dass ein Großteil unseres Stresses im Alltag davon kommt, dass wir Verbindlichkeiten unangemessen managen. Stell dir vor, du würdest nie mehr etwas vergessen, ohne überhaupt einen Gedanken daran zu verschwenden. Ein Traum? Nein: Ein Aufgabenmanager. 

Sobald mir also im Alltag eine Aufgabe einfällt, werfe ich sie über das Widget oder die Sprachfunktion meines iPhones in die Inbox meines Aufgabenmanagers. "Mich bei Jeff entschuldigen"? Inbox! "Vogelfutter kaufen"? Inbox! "Pflanzen gießen"? Genau, Inbox - und zwar mit wöchentlicher Wiederholung! 

Eine Ausnahme stellt die 2-Minuten-Regel von David Allen (2019) dar: Aufgaben, die in weniger als zwei Minuten zu erledigen sind, erledige ich sofort - insofern ich nicht eigentlich etwas anderes tun sollte. "Meerschweinchen streicheln"? Sofort! Der Grund ist, dass die Organisation solcher Mini-Aufgaben mehr Zeit in Anspruch nehmen würde als ihre direkte Erledigung. 

Wie arbeite ich also konkret mit meinem Aufgabenmanager Things 3? Jeden Morgen schaue ich in meine Inbox und verarbeite meine Aufgaben. Für jede Aufgabe lege ich einen Tag fest, an dem ich sie erledigen möchte, und füge eine Deadline und gegebenenfalls Erinnerungen hinzu. Außerdem ergänze ich spontane Notizen und Checklisten wie zum Beispiel eine Shoppingliste. 

Eine meiner Lieblingsfunktionen in Things 3 ist die Tag-Funktion. Ich nutze Tags wie "Telefon", "Computer", "Büro", "Unterwegs" oder "Zuhause", um Aufgaben zu kategorisieren und Zeit zu sparen. Wenn ich beispielsweise unterwegs bin, kann ich über die Tag-Funktion nachsehen, welche Aufgaben ich noch erledigen könnte, wenn ich schon mal unterwegs bin; und dann erledige ich sie gleich mit. 

Sobald ich morgens meine Inbox geleert habe, werfe ich einen Blick auf meine Today-Liste im Aufgabenmanager. Diese Liste enthält alle Aufgaben, die ich mir für den heutigen Tag vorgenommen habe. Nach dem Eisenhower-Prinzip entscheide ich, was aus dieser Liste dringlich UND wichtig ist. Was nicht dringend, aber wichtig ist, terminiere ich; was unwichtig ist, überlege ich zu delegieren oder zu löschen. Anschließend wähle ich eine Highlight-Aufgabe aus, die ich heute in den Vordergrund stelle (Keller, 2013; Knapp & Zeratsky, 2018). 


Grundlegend hilfreich finde ich die Funktion, Projekte erstellen zu können. Projekte sind nichts anderes als eine Bündelung von Aufgaben. Wenn wir Projekte vor uns herschieben und prokrastinieren, liegt das nicht selten daran, dass wir uns über den ersten Schritt nicht im Klaren sind. Oft bringt die alleinige Klärung des nächsten Schrittes Projekte ins Rollen (Allen, 2019). 

Meiner Erfahrung nach ist es schwierig, Menschen für Aufgabenmanager zu begeistern. Vielen fällt es schwer, wirklich 100 Prozent aller Aufgaben an den Manager abzugeben. Ich kann es nur empfehlen. Kein anderes Tool hat mir so sehr die Angst genommen. Alternativen zu Things 3 sind zum Beispiel Todoist, Microsoft To Do, TickTick oder Any.do. 

Die Alternativen zu Things 3 haben teilweise Kollaborationsfunktionen, aber ich finde nicht, dass Aufgabenmanager die beste Lösung sind für die Zusammenarbeit mit anderen sind. Hierfür habe ich früher Trello oder Asana genutzt. Heute organisiere ich meine Kollaboration in Notion. Alle diese Systeme bieten Kanban-Boards an. Es gibt für mich keine bessere Methode, um kollaborative Projekte zu organisieren. 



Notizen App 

Die Notizen App ist für mich der wichtigste Ort, um Ideen aufzufangen, da ich mein iPhone - außer unter der Dusche - meist bei mir habe, und jede Idee direkt eintippen oder über die Sprachfunktion festhalten kann. 

Die zentrale Sammelstelle für meine Ideen ist eine Notiz mit dem kreativen Titel "Ideen". Wenn ich Ideen für spezifische Projekte habe, benenne ich die Notiz entsprechend, zum Beispiel "Ideen konkretes Projekt". Der Zukunfts-Tobi hat es mir schon oft gedankt. 

Die Notizen App verwende ich nicht nur für Textideen, sondern auch zum Festhalten von visuellen Inspirationen; einfach Foto machen und an die App weiterleiten. Sogar einfache Skizzen erstelle ich in der Notizen App. Beispielsweise würde ich erste Skizzen für ein Logo in der Notiz "Ideen Logo" sammeln. 

Einmal pro Woche leere ich die Notizen-Inbox und schaue, welche Ideen mich dann immer noch begeistern, ganz nach dem Motto: “Ist das Kunst, oder kann das weg?” Interessante Ideen verschiebe ich dann in mein System, um sie zu verwerten. Der Rest wird gelöscht. 

Das Schöne an der Notizen-App ist, dass sie kostenlos ist und auf allen meinen Geräten synchronisiert wird. Wenn ich also eine Notiz auf dem iPhone speichere, erscheint sie in der nächsten Sekunde auf meinem Mac. Alternativen sind zum Beispiel Evernote, Google Keep, Bear, Simplenote oder Joplin. 


Voice-Recorder App 

Für auditive Ideen eignet sich die Voice-Recorder App, die auf jedem Smartphone verfügbar ist. Wenn mir zum Beispiel eine Melodie einfällt, die ich nicht mehr vergessen möchte, nehme ich sie direkt auf und benenne sie so, dass ich sie später wiederfinden kann, zum Beispiel "Idee Anti-Hit Nummer 3".

Das Benennen ist bei Aufnahmen besonders wichtig, da wir Audioaufnahmen nur durchsuchen können, indem wir sie abhören - und das braucht Zeit. Die neuen Ideen höre ich einmal pro Woche durch und verschiebe sie in meinen Musik-Ordner, wenn sie mich noch immer begeistern.



E-Mail App 

Nichts geht ohne E-Mail. E-Mail ist neben der Post eine der wenigen Kommunikationswege, bei denen unsere Nachrichten zumindest kurz wahrgenommen werden, bevor sie im Papierkorb landen. Was E-Mails aber noch besser können, ist uns abzulenken. 

Meine Lösung: Die Benachrichtigungen für E-Mails ausschalten und feste Zeiträume am Tag einplanen, an denen wir unseren Posteingang leeren (Eyal, 2019; Newport, 2016). E-Mails, die ich nicht direkt in diesem Zeitraum bearbeiten kann, leite ich als Aufgabe an meinen Aufgabenmanager weiter oder tippe sie dort ein. 

Persönlich nutze ich die kostenfreie Version der App Spark. Mir gefällt das Design und alle meine E-Mail-Adressen werden dort übersichtlich zusammengeführt. Außerdem funktioniert die Verknüpfung mit Things 3 sehr gut. Alternativen sind zum Beispiel Outlook, Aqua Mail, Airmail, Canary Mail oder Superhuman. 

Außerdem halte ich mich an die Empfehlung von Nir Eyal (2019), die Informationsflut im Posteingang zu reduzieren. Dazu gehört das umgehende Abbestellen aller Newsletter, die ich nicht lese. Zudem arbeite ich nach dem Prinzip "Inbox Zero". Das bedeutet, dass keine ungelesenen E-Mails in meinem Posteingang herumliegen. In meinem Posteingang haben höchstens unbearbeitete E-Mails was zu suchen. Bearbeitete E-Mails - und das mag manche überraschen - kommen bei mir ins Archiv. 

Ich habe Mitleid mit den E-Mail-Archiven dieser Welt. Kaum jemand nimmt sie ernst, obwohl sie doch nur helfen wollen. Deshalb möchte ich die Gelegenheit nutzen, um ihnen zur Seite zu stehen: Ins Archiv kommen die bearbeiteten E-Mails, nicht die gelöschten. Zu löschende E-Mails werden - naja, gelöscht (Allen, 2019, Bailey, 2016). 


Messanger Apps und Social Media Apps 

Abgesehen von den E-Mails wird unser Smartphone von Messenger- und Social-Media-Apps überflutet. Ich finde es wirklich herausfordernd, hier den Überblick zu behalten. Aus diesem Grund habe ich mir zwei Regeln gesetzt, die für mich einen echten Unterschied machen:

  • Ich antworte nur noch zweimal pro Woche auf nicht dringende Nachrichten. Das Problem mit der Produktivität ist, dass sie uns nicht nur bei der Arbeit unterstützt, sondern uns auch zusätzliche Arbeit machen kann (Burkeman, 2021) betont. Je schneller wir auf Nachrichten reagieren, desto schneller erhalten wir eine Antwort.
  • Wichtige Informationen erfasse ich sofort, da sie sonst verloren gehen. Wenn (Sprach-)Nachrichten mich auf eine Idee bringen, notiere ich sie direkt in meiner Ideen-Inbox in der Notizen App. Wenn eine Nachricht eine Aufgabe enthält, kommt sie direkt in die Inbox meines Aufgabenmanagers. Und wenn eine Nachricht einen Termin enthält, trage ich ihn sofort in den Kalender ein.


Sprachnachrichten sind übrigens nur für diejenigen bequem, die sie senden. Als Empfänger finde ich sie nur nervig - mit einer Ausnahme: Wenn mir jemand etwas Liebes sagen möchte. Darüber freue ich mich sehr. Ansonsten kosten Sprachnachrichten Zeit, verstecken Informationen und verweigern sich der Suchfunktion. Die einzige Chance: Aufgaben beim ersten Mal Hören im Aufgabenmanager notieren.


Tagebuch App 

Wir haben ein langes Leben. Wenn es uns kurz vorkommt, liegt das entweder daran, dass wir ein Leben lang abgelenkt waren oder uns einfach nicht mehr daran erinnern können. Ein uraltes Hilfsmittel: Tagebuch schreiben. In unserem Tagebuch können wir Erfahrungen speichern und Gefühle verarbeiten (von Werder & Schulte-Steinicke, 2010). Ich nutze hierfür die App DayOne. 

DayOne synchronisiert sich auf all meinen Geräten. Außerdem kann ich mehrere Tagebücher anlegen, zum Beispiel ein "Traumtagebuch" und eine "BJJ-Doku". Zusätzlich habe ich Templates mit Fragen für meine Morgen- und Abendroutine erstellt. Auch Fotos lassen sich einbinden. Alternativen sind zum Beispiel Journey, Penzu, Grid Diary, Five Minute Journal oder Dabble Me. 

Read-it-later App 

Ein weiterhin unterschätztes Hilfsmittel ist die Read-it-later-App. Wir alle kennen das Problem: Beim Recherchieren im Internet stoßen wir auf zahlreiche Artikel, die wir gerne lesen würden, und lassen uns dabei leicht ablenken. Die Frage ist: Wie merken wir uns all diese Artikel? 

Ganz einfach: Wir werfen den Artikel über ein Add-on in unserem Browser in unsere Read-it-later-App. Read-it-later-Apps sind sozusagen unsere Inbox für Online-Artikel. Ich persönlich nutze die App Reader. Alternativen sind zum Beispiel Instapaper oder Pocket. 

Einmal pro Woche schaue ich in die Inbox meiner Read-it-later-App und tagge die Artikel, sodass mir auf Abruf verschiedene Artikel zum gleichen Thema zur Verfügung stehen. Die Artikel kann ich dann in Ruhe offline lesen, wenn ich die Zeit dafür habe. 

Aber das Schönste - und dazu später mehr - alles, was ich markiere, wird automatisch an meine App Readwise weitergeleitet. 


Hörbuch App 

Ich liebe es, Bücher beim Joggen oder Pendeln zu hören. Oft höre ich Bücher, bevor ich sie später lese, da ich Bücher dann besser verstehe. Außerdem finde ich es sehr schön, wenn die originalen Autorinnen und Autoren die Bücher lesen.

Bisher habe ich keine Lösung für das Markieren von interessanten Ausschnitten gefunden, also mache ich Notizen in meiner Notizen-App und notiere mir die Verarbeitung dieser Notiz in meinem Aufgabenmanager. Alternativen sind zum Beispiel Audible, Libby, BookBeat, Skoop, Legimi oder Thalia.


Podcast App 

Um Podcasts zu hören, verwende ich die App Airr. Airr hat mehr Bugs als Podcasts, aber sie hat eine Funktion, die ich bisher in keiner anderen App gefunden habe: Ich kann Ausschnitte markieren. Diese Markierungen werden automatisch an Readwise übertragen, teilweise sogar als Transkript. Brilliant! Bei Alternativen wie Spotify, Pocket Casts, Overcast oder Castro geht das meines Wissens nach nicht.

App für Buchzusammenfassungen 

Ich bin ein großer Fan von Buchzusammenfassungen. Ich lese die Zusammenfassungen nicht nur, um Zeit zu sparen, sondern auch, um Zugang zu Büchern zu bekommen, die ich lesen möchte, mich an ihren Inhalt zu erinnern und sie zu vergleichen. Persönlich verwende ich dafür die App Shortform. 

Shortform ist extrem teuer, aber für mich lohnt sich diese Investition. Shortform fasst nicht nur Bücher zusammen, sondern kommentiert und vergleicht die Inhalte mit anderen Büchern und Studien. Zudem verfügt Shortform über eine Vorlesefunktion und ein Browser-Add-on, das Webseiten zusammenfasst. 


eReader 

Im Grunde genommen könnte ich an dieser Stelle alle eReader empfehlen. Obwohl ich Papierbücher zu schätzen weiß, liebe ich einfach die Funktion, von überall aus sofort auf Bücher zugreifen und eine ganze Bibliothek in meiner Jackentasche tragen zu können.

Kindle hat Funktionen, die in meinem Produktivitätssystem unerlässlich sind. Ganz abgesehen von der Synchronisation der Bücher auf all meinen Geräten werden auch hier meine Markierungen automatisch an Readwise weitergeleitet. Alternativen sind zum Beispiel Tolino, Kobo oder PocketBook.

Mittlerweile gibt es zudem eReader wie die von Remarkable, Supernote, Boox oder Onyx, die zum Teil mit einem papiergleichen Gefühl werben und Notizen ermöglichen. Handschriftliche Notizen können so direkt in unser Ordnersystem übertragen werden.


Informationen auf Webseiten 

Wenn ich online über eine Textstelle stolpere, nutze ich die Readwise- und Notion-Add-Ons in meinem Browser, um sie mit einem Klick in mein System weiterzuleiten. Grafiken erfasse ich als Screenshots oder kopiere sie direkt in die passende Notion-Karte. Webseiten-Adressen, die ich nicht vergessen möchte, organisiere ich in einer Notiz "Webseiten" in meiner Notizapp. 

Passwortmanager 

Mein Passwortmanager hat mein Leben extrem erleichtert. Wir sollten heutzutage für jeden Login ein unterschiedliches Passwort mit vielen bunten Zeichen haben. Niemand kann sich solche Passwörter merken.

Trotzdem habe ich viele Jahre damit verbracht, meine Passwörter im Kopf zu behalten und sie einfach auszuprobieren, bis ich sie im Zweifelsfall neu einrichten musste. Diese Experimente kosten nicht nur Zeit, sondern hindern uns daran, direkt loszulegen.

James Clear (2018) betont, dass wir gewünschtes Verhalten offensichtlich, einfach, attraktiv und zufriedenstellend gestalten sollten. Passwortmanager unterstützen uns dabei. Der Trick ist, jedes neue Passwort direkt im Passwortmanager erstellen zu lassen.

Persönlich benutze ich die App SecureSafe, da sie kostengünstig ist und solide wirkt. Sie synchronisiert sich auf all meinen Geräten. Alternativen sind zum Beispiel LastPass, 1Password, Dashlane oder Keeper. Zudem gibt es Lösungen im Browser.


Ideen verarbeiten 

In diesem Abschnitt beschreibe ich, wie ich die aufgefangenen Ideen verarbeite. Es geht um Cloud Speicher, Readwise, Notion, KI, Schreibprogramme, Programme zum Zeichnen, Film und Musik, Kollaborationstools, Habit Tracker, Fokus-Apps, Brain.FM und ein paar kleine Helfer.

Cloud Speicher 

Ich habe mir schmerzlich angewöhnt, Sicherheitskopien von meinen Daten auf externen Festplatten zu erstellen. Zusätzlich speichere ich mittlerweile alle meine Dateien in der Cloud. Eine "Cloud" ist in diesem Fall Speicherplatz in einem Rechenzentren irgendwo auf der Welt, auf den ich über das Internet zugreifen kann. 

Derzeit nutze ich iCloud, da es für Apple-Nutzende naheliegend ist und alle Fotos automatisch gespeichert werden. Für größere Datenmengen verwende ich Google Drive. Alternativen sind zum Beispiel Microsoft OneDrive, Amazon Cloud Drive, pCloud oder Dropbox. 

Bei der Organisation meiner Daten orientiere ich mich am PARA-System von Tiago Forte (2023). Das PARA-System besteht auf der ersten Ebene unserer Dateien aus vier Ordnern: 

  1. Projects: In diesem Ordner speichere ich alles, was aktuell ist, wie zum Beispiel meine aktuellen Schreibprojekte oder alles zu meiner Arbeit als Kreativcoach.
  2. Areas: Hier lege ich alles ab, was nicht ein aktuelles Projekt ist, aber dennoch relevant ist, wie zum Beispiel meine Steuererklärungen. Persönlich unterteile ich den Ordner in sechs Unterordner, die meinen Alltag abdecken: Wohnung, Arbeit, wirtschaftliche Verhältnisse, Rechtliches, Soziales und Gesundheit.
  3. Resources: Hier finde ich alles, was nicht in die vorherigen Kategorien passt, aber für die Zukunft interessant sein könnte, wie zum Beispiel abgeschlossene Projekte. Dabei versuche ich, die wie von Tiago Forte (2023) empfohlen immer mit Blick auf die Zukunft zu ordnen. Ich frage mich also, wann ich die Dateien wieder brauchen könnte, zum Beispiel bei einer Präsentation zu Leadership.
  4. Archive: In diesen Ordner verschiebe ich alles, wofür ich keine Verwendung mehr habe. In Zukunft können wir womöglich geleistete Arbeit recyceln und uns so Arbeit erleichtern.


Dateien suche ich mithilfe der Suchfunktion über eine Tastenkombination. Die Ordner zu durchsuchen, erspare ich mir. Computer suchen schneller als Menschen. Alles, was wir tun müssen, ist, die Dateien sinnvoll zu benennen. 

Für die Benennung der Dokumente verwende ich das Format "JJMMTT Dateiname Absender". Zum Beispiel trägt meine Wunschliste für Weihnachten vom 27.12.2022 die Bezeichnung "221227 Wunschliste Weihnachten TR" - TR sind meine Initialen. Mit dieser Bezeichnung werden Dateien nach Aktualität geordnet, und es ist sofort erkennbar, um was es sich handelt und wer das Dokument erstellt hat. 


Readwise - die App, die alles zusammenhält 

Readwise ist das Herz meines Produktivitätssystems. Es ist der charmante Eichenbaum im Hinterhof meiner Neuköllner Wohnung. Alles verändert sich, aber Readwise bleibt. Readwise ist die App, die alles zusammenhält. 

Readwise löst für mich ein riesiges Problem. Es nimmt mir die Sorgen, dass ich Gelerntes wieder vergesse. Ich nutze Readwise, um alle Informationen abzulegen, die ich nicht mehr vergessen möchte. Jeden Tag erinnert mich Readwise dann an einige dieser Informationen. 

Das Magische an Readwise ist, dass wir nicht nur manuell Informationen eintragen können, sondern dass sich Readwise die Informationen automatisch aus anderen Apps zieht. 

Beispiel: Ich lese ein Buch auf Kindle und markiere ein paar Zeilen. Readwise wird mich nun irgendwann an diese Zeilen erinnern. Dann bearbeite ich die Information weiter, füge Tags hinzu, notiere Assoziationen und entscheide, wie wichtig mir diese Information ist. Mithilfe der Tags werde ich diese Information dann wiederfinden, wenn ich sie brauche. 

Wenn ich Informationen aus der Notes-App nicht mehr vergessen möchte, kopiere ich sie manuell nach Readwise. Analoge Texte fotografiere ich mithilfe von Readwise ab. Alle anderen Markierungen zieht Readwise automatisch - so auch von Kindle, der Read-it-later App oder der Podcast App. Für Markierungen im Internet gibt es das Browser Add-on. 

Doch es wird noch besser: Readwise bietet nicht nur diese wunderbare Import-Funktion, sondern auch eine Export-Funktion in unsere Wissensmanagement-App: für mich ist das Notion. 


Notion - meine Wissensmanagement App 

Für mich gibt es eine Zeit vor Notion und eine Zeit nach Notion. Ich weiß gar nicht, wie ich das anders beschreiben soll. In ihr organisiere ich mein Business, entwickle meine Expertise und verwalte meinen Online-Content. Auch diesen Artikel schreibe ich in Notion. Die offizielle Einführung von Notion gibt es hier.

Notion ist die App für mein Wissensmanagement, also um Informationen zu speichern, zu lernen und meine Expertise zu entwickeln. Auch Obsidian mag ich sehr gerne - Roam Research und Evernote sind Alternativen -, aber Notion macht für mich persönlich am meisten Sinn

Beispiel: In Notion habe ich einen Knowledge Management Canvas entwickelt. Er enthält "Themen", die für mich wichtig sind, sowie "Tools", "Techniken", "Referenzen", "Individuen" und "Häufig gestellte Fragen". Alles ist miteinander verlinkt. Wann immer ich Informationen zu Widerständen finde - egal ob Texte, Zitate, Bilder, Instagram-Videos, Musik etc. - leite ich sie an die Notion-Seite weiter. Das geht mit Add-ons im Browser oder der "Teilen"-Funktion auf dem Smartphone. 

Mit der Zeit sammeln sich viele Informationen an. Ich lerne, indem ich die Inhalte bearbeite. Hier orientiere ich mich an der Technik "Progressive Summarisation" von Tiago Forte (2023). Wichtige Informationen formatiere ich zunächst fett, markiere dann Teile davon gelb, fasse sie zusammen und formuliere meinen eigenen Text. 

Ziemlich hilfreich finde ich die kostenpflichtige Funktion “Notion AI”. Konkret nutze ich Notion AI zum Beispiel, um lange Notizen zu Hörbüchern zusammenfassen zu lassen und Action Steps zu identifizieren. Auch die Rechtschreibung korrigiere ich mit Notion AI. Zudem hilft mir Notion AI bei Übersetzungen und beim Brainstorming. 

Zwei Nachteile hat Notion für mich: Die Daten können nur in der Cloud von Notion gespeichert werden, nicht auf dem eigenen Computer. Zudem sollte Notion aus Datenschutzgründen zumindest in Europa nicht für die Speicherung von Daten natürlicher Personen genutzt werden. Ein saurer Apfel, in den ich trotzdem beiße. 

Wenn du es bis hierhin geschafft hast, schenke ich dir meinen Notion Knowledge Canvas. Melde dich dafür einfach für meinen Newsletter an und schreibe mir anschließend von der E-Mail, mit der du dich angemeldet hast, eine kurze Nachricht mit dem Betreff "Notion Knowledge Canvas". Ich schicke dir dann einen Link zum Kopieren des Canvas zu. 


Schreibprogramme 

Lange habe ich für Microsoft Office bezahlt. Seitdem ich jedoch Notion und die Google Cloud mit all ihren Office-Funktionen wie Docs, Tabellen und Präsentationen nutze, verzichte ich auf Microsoft Office. Open-Source-Alternativen sind LibraOffice oder Open Office.

Für das Schreiben meiner Romane verwende ich die separate App Scrivener. Sie bietet einen wunderbaren Fokus-Modus und hilfreiche Funktionen, um die Story im Hintergrund zu verwalten. Sie ist mein heiliger Ort für das kreative Schreiben. Wenn ich sie öffne, fängt mein Herz an zu klopfen. Alternativen sind zum Beispiel NaNoWriMo, Novelist, FocusWriter, Ulysses, Plottr oder Typora.

Ansonsten nutze ich für den Entwurf kurzer Texte tatsächlich meine Notizen App. Wenn ich zum Beispiel Gedichte entwerfe, schreibe ich sie in die Notiz "Gedicht XY", bevor ich sie veröffentliche. Sie kann ich alle Entwürfe von Gedichten sofort finden.


Graphik, Film, Music 

Wer Filme dreht, Musik produziert oder Kunst macht, wird sich hier besser auskennen als ich. Ich kann nur aufzählen, was ich persönlich nutze: Cubase für die Musik, Adobe Premiere Pro für Videos und Canva für Grafiken. Aktuell lerne ich zudem Procreate zum Zeichnen. Über Tipps freue ich mich immer!

Kollaborationen 

Um in einer Gruppe zum Beispiel in Workshops online zusammenzuarbeiten, nutze ich Miro und Google Jamboard, weil mir die Nutzung Spaß macht und ich gute Erfahrungen mit ihnen gemacht habe. Alternativen sind je nach Schwerpunkt zum Beispiel Figma, Mural und Conceptboard. 

Habit Tracker 

Um eine Gewohnheit zu meistern, sollten wir sie nicht versuchen zu perfektionieren, sondern einfach kontinuierlich wiederholen (Clear, 2018; Duhigg, 2014; Fogg, 2019). Habit Tracker sind kleine Apps, die uns dabei helfen sollen. Ich nutze die App Streaks. Alternativen sind zum Beispiel Habitica, Habit Tracker, Strides, HabitNow oder Daylio.
 

Habit Tracker digitalisieren die Seinfeld-Methode. Der US-amerikanische Komiker Jerry Seinfeld soll jeden Tag in einem Jahreskalender markiert haben, ob er sein Tagesziel erreicht hat oder nicht. Die Idee bei der Übung ist es, eine ununterbrochene grüne Kette zu erreichen (Clear, 2018). Eine solche Visualisierung motiviert uns, unsere Vorhaben einzuhalten. 


Fokus Apps 

Wir können uns nur auf eine Sache gleichzeitig konzentrieren. Multitasking ist ein Mythos (Skaugset et al., 2015). Laut Eyal (2019) benötigen wir im Durchschnitt 64 Sekunden, um uns nach einer Ablenkung wieder zu fokussieren. 

Um Ablenkungen zu minimieren, schalte ich sämtliche Benachrichtigungen aus, befreie meinen digitalen und analogen Arbeitsplatz von Ablenkungen und nutze den Fokus-Modus meines Schreibprogramms. Falls sich mein iPhone in meiner Nähe befindet, verwende ich die Fokus App Forest. 

In Fokus Apps stellen wir ein, wie lange wir fokussiert arbeiten möchten. Dazu können wir Hintergrundgeräusche abspielen wie das Café in Paris. Jedenfalls werden wir belohnt, wenn wir die Fokuszeit einhalten. Wir bekommen dann Coins, mit denen wir echte Bäume pflanzen können. Alternativen zu Forest sind zum Beispiel Plantie, Flora, Flow, Study oder AvocaDO. 

Genauso wichtig wie die Fokus App ist für mich die integrierte Kindersicherung meines iPhones, um automatisches Klicken auf Social Media und YouTube zu vermeiden. Zudem habe ich Links hinterlegt, um die Feeds zu überspringen und direkt zur Verwaltung meiner Seite zu gelangen (Eyal, 2019). 

Auch Sperr Apps können wir verwenden, um bestimmte Apps oder Webseiten zu sperren. Das ist sinnvoll, da eine der wichtigsten Taktiken, um sich etwas abzugewöhnen, darin besteht, die Reibung zu erhöhen (Clear, 2018). Beispiele für solche Sperr Apps sind BlockSite, Freedom, Cold Turkey, SelfControl oder FocusMe. 


Fokus Musik 

Was mir zudem sehr dabei hilft, mich zu konzentrieren, ist die Nutzung von Fokusmusik - am liebsten in Verbindung mit einem Noise Cancelling Kopfhörer. Persönlich nutze ich die App Brain.FM. Auf YouTube gibt es kostenlose Musik, auch speziell für Menschen mit ADHS. Wer lieber im auditiven Regen arbeitet, kann zum Beispiel Noizio, My Noize, Calm oder Forest nutzen.

Little Helpers 

Abschließend noch ein paar Mini-Apps, die mir das Leben erleichtern: 

  • Yoink ist eine visuelle Zwischenablage auf meinem Mac, in die ich Dokumente und Dateien ziehen kann. 
  • Moom ist eine App, die mir mehr Möglichkeiten gibt, meine Fenster automatisch anzuordnen. 
  • Alfred ist eine schnelle Suchfunktion. 


Zusammenfassung 

Zugegeben, dieser Text ist lang geworden. Es handelt sich dabei nicht so sehr um einen Artikel, als um einen aktuellen Einblick in mein zweites Gehirn. Ich werde den Text aktuell halten. Wenn euch einzelne Apps interessieren, schaut gerne immer mal wieder rein. 

Der Aufbau eines zweiten Gehirns, verändert unser Leben grundlegend. Plötzlich können wir den Kopf frei haben, ohne die Angst, etwas zu vergessen. Wir können entspannt durch unseren Alltag cruisen und haben Kapazitäten, um das zu tun, was wir wirklich wollen. 

Ich kann nur empfehlen, sich diese Mühe zu machen. Gerne unterstütze ich im Rahmen von KREATIVcoaching beim Aufbau eines zweiten Gehirns und führe in Apps ein. Wenn es euch so geht wie mir, wird diese Investition euer Leben für Jahrzehnte erleichtern. 

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